Як Telegram допомагає стежити за подіями в облікових системах BAS?

На сьогоднішній день використання облікових систем BAS інтегрованих з CRM, сайтами або іншими сторонніми ресурсами є невід'ємною частиною бізнесу в Україні та загалом у світі. Відстеження важливих подій у системах раніше забезпечували оператори, які контролювали статус замовлень. Менеджери відповідали за наявність товару на складах та виконували багато інших операцій, пов'язаних з оперативною діяльністю компанії. Таким чином, швидкість та ефективність прийняття змін в облікових системах залежала від оператора та потужності самої ІТ-структури, зокрема сервера, на якому встановлено базу BAS.

Приклад використання бота з автоматизації складу, де комплектувалися замовлення від великого інтернет-магазину одягу

Алгоритм виглядає так:

• із CRM до складу комплектування надходять замовлення;
• їх відстежує оператор у списку замовлень у базі BAS;
• передає замовлення на обробку.

Але ця операція не виконується кожних 10-20 секунд, тому є певна затримка часу. Хоча цей час незначний, але бізнес втрачає гроші. Це і заробітна плата робітникам, витрати на склад та багато інших супутніх витрат. До того ж слід враховувати людський фактор, адже менеджер не може безперервно дивитися в монітор. І тут на допомогу приходять новітні технології, зокрема автоматичне оповіщення в месенджері Телеграм, встановлене на смартфон або ПК, при зміні або нове замовлення у вашій системі. Це просте рішення допомагає оперативно реагувати на подію, навіть не перебуваючи біля комп'ютера, коли працівник, наприклад, переміщається за складом або обговорює робочі питання з колегами. Як це підвищує продуктивність системи з комплектування товару? У певних компаніях це зменшило час на 10%, а в інших – на 15-20%.

Приклад використання бота з відстеження замовлень та передачі залишків товару зі складу на сайт магазину

Ще одним прикладом використання телеграм-бота є слідування за передачею замовлення з облікової системи BAS в іншу сторонню систему, наприклад, у систему партнера чи постачальника. Відстеження коректності передачі дуже важливо, а оперативність реагування має бути швидкою. Маючи такий інструмент оператор зможе швидко реагувати на ці події та приймати оптимальні для бізнесу рішення. Бот може бути ефективним і для системи, де відстежується передача залишків товару зі складської облікової системи до сайту, на якому безпосередньо продається товар. Тут ми маємо справу з великим обсягом даних, які передаються під час експорту залишків товару на сайт за протоколом https. Періодичність не може бути меншою за час передачі пакета даних, а інтервал оновлення залишків становить близько години. У такому разі важливо, щоб оператор міг без зайвих зусиль стежити за обміном, і телеграм бот надає йому таку можливість. Наші клієнти переходили на оповіщення телеграм-бота, навіть маючи системи обміну даними на базі поштових сервісів, адже це зручніший інструмент, ніж пошта. Чат-боти Телеграма можуть давати відповіді на типові питання потенційних покупців та чіткі, зрозумілі роз'яснення послуг/продуктів, пересилати інформацію про умови роботи компанії тощо; збирати дані про користувачів, їх переваги та покупки та в майбутньому надавати індивідуальні рекомендації щодо наявних товарів чи новинок. Здійснення покупок можливе просто в месенджері на кілька кліків. Використовувати ці інструменти можна на багатьох підприємствах, адже щоб ними користуватись достатньо мати лише смартфон із встановленим на ньому телеграм.