Ден: 08.09.2023

Днес използването на счетоводни системи BAS, интегрирани с CRM, уебсайтове или други ресурси на трети страни, е неразделна част от бизнеса в Украйна и в света като цяло. Преди това проследяването на важни събития в системите се осигуряваше от оператори, които контролираха статуса на поръчките. Мениджърите отговаряха за наличността на стоките в складовете и извършваха много други операции, свързани с оперативната дейност на компанията. По този начин скоростта и ефективността на приемане на промените в счетоводните системи зависеше от оператора и мощността на самата ИТ структура, в частност сървъра, на който беше инсталирана базата данни на BAS.

Пример за използване на бот за автоматизиране на склад, където са изпълнени поръчки от голям онлайн магазин за дрехи

Алгоритъмът изглежда така:

• поръчките се получават от CRM за комисиониране;
• проследяват се от оператора в списъка с поръчки в базата данни на БАН;
• предава поръчката за обработка.

Но тази операция не се извършва на всеки 10-20 секунди, така че има известно забавяне във времето. Въпреки че това време изглежда незначително, бизнесът губи пари. Те включват заплати на работниците, складови разходи и много други свързани разходи. Освен това трябва да се вземе предвид човешкият фактор, тъй като мениджърът не може непрекъснато да гледа монитора. И тук най-новите технологии идват на помощ, по-специално автоматичното известяване в месинджъра на Telegram, инсталиран на смартфон или компютър, когато има промяна или нов ред във вашата система. Това просто решение помага за бърза реакция на събитие, дори без да сте близо до компютър, когато служител, например, се движи във влака или обсъжда работни проблеми с колеги. Как това подобрява производителността на системата за бране? В някои компании това намали времето с 10%, а в други с 15-20%.

Пример за използване на бот за проследяване на поръчки и прехвърляне на оставащи стоки от склад към уебсайт на магазин

Друг пример за използване на телеграм бот е проследяване на прехвърлянето на поръчка от счетоводната система на BAS към друга система на трета страна, като системата на партньор или доставчик. Следенето на коректността на предаването е изключително важно, а времето за реакция трябва да е бързо. С такъв инструмент операторът ще може бързо да реагира на тези събития и да взема оптимални за бизнеса решения. Ботът може да бъде ефективен и за система, която проследява прехвърлянето на оставащи стоки от системата за складово счетоводство към уебсайта, където стоките се продават директно. Тук имаме работа с голямо количество данни, които се прехвърлят при експортиране на останалите стоки към уебсайт, използвайки протокола https. Честотата не може да бъде по-малка от времето за предаване на пакета данни, а интервалът за актуализиране на балансите е около час. В този случай е важно операторът да може да следи обмена без допълнителни усилия, а телеграмният бот му предоставя тази възможност. Нашите клиенти преминаха към уведомления за телеграмни ботове, дори имайки системи за обмен на данни, базирани на пощенски услуги, защото това е по-удобен инструмент от пощата. Чат ботовете на Telegram могат да предоставят отговори на типични въпроси от потенциални купувачи и ясни, разбираеми обяснения на услуги/продукти, да изпращат информация за условията на работа на компанията и др.; събира данни за потребителите, техните предпочитания и покупки и в бъдеще предоставя персонализирани препоръки за съществуващи продукти или нови продукти. Извършването на покупки е възможно просто в месинджъра с няколко кликвания. Тези инструменти могат да се използват в много предприятия, тъй като за да ги използвате, трябва само да имате смартфон с инсталиран Telegram на него.