Зарплата в BAS: покроковий посібник

У програмі у рамках розділу ” Зарплата” реалізовано простий механізм кадрового обліку та нарахування заробітної плати: реєстрація прийому, переміщення та звільнення співробітників, штатний розпис, графіки роботи, табельний облік та автоматичне нарахування оплати праці – як за погодинної, так і за відрядної системи.

Даний посібник переупорядковує довідковий матеріал у зручну послідовність із трьох етапів . Проходьте їх один за одним – від першого запуску до виплати грошей на руки.

Довідники, з яких усе складається: відомості про людей, не пов'язаних із трудовими обов'язками, зберігаються у довіднику Фізичні особи ; умови роботи описують довідники Посади , Види нарахувань та утримань та регістр Штатний розклад ; Для розрахунку часу застосовуються Графіки роботи .

1.1. Включення підсистеми та необхідних опцій

Перш ніж заводити дані, потрібно включити можливості обліку зарплати. У цій конфігурації вони зберігаються як константи , тому найшвидший і найнадійніший спосіб знайти потрібну константу через службове меню «Функції для технічного спеціаліста» .

Спосіб 1 (рекомендований) – через «Функції для технічного спеціаліста»

На прикладі включення обліку податку на доходи та внески (ПДФО) :

1. Відкрийте службове менюУ головному меню програми (кнопка ☰ у лівому верхньому куті) виберіть Функції для технічного спеціаліста .
2. Знайдіть константуУ полі пошуку праворуч угорі введіть Облік податку на доходи та внесків.
3. Відкрийте знайденеУ результатах з'явиться рядок Вести облік податку на доходи та внески (Константи) – виділіть його та натисніть кнопку Відкрити .
4. Увімкніть та збережітьВстановіть прапорець та збережіть значення константи. Після цього в документі «Нарахування зарплати» буде доступна вкладка ПДФО .

Інші опції, які включаються так само

У такий же спосіб (пошук потрібної назви у «Функціях для технічного фахівця») включаються й інші можливості підсистеми зарплати:

1.2. Довідник «Види нарахувань та утримань »

Це цеглина, з якої будується зарплата: оклади, премії, надбавки, а також утримання та податки. ВідкрийтеЗарплата → Довідники → Види нарахувань та утримань.

Для кожного елемента перемикачем вибирається тип - нарахування або утримання - І вказується рахунок витрат , який відноситься сума.

Формула розрахунку

Значок викликає вікно редагування формули, де визначається, як вважається сума нарахування чи утримання.

До формули можуть входити елементи довідника «Параметри розрахунків» (див. п. 1.3), числа (розділювач дробової частини - точка «.») і функції .

1.3. Довідник «Налаштування розрахунків» джерела даних для формул

Параметри розрахунків зберігають правила вибірки даних , які підставляються до формул при розрахунку заробітної плати. ВідкрийтеЗарплата → Довідники → Параметри розрахунків.

За промовчанням у програмі вже визначено параметри:

Кожен елемент фактично містить шаблон запиту для отримання певного значення бази даних. Запит можна скласти двома способами.

Складання запиту через майстер

При створенні нового параметра можна вказати джерела даних, періоди відбору та показник, тоді запит буде сформовано автоматично.

1. На закладці Дані вказується період вибірки даних та відзначається показник.

   

2. На закладці Відбір накладаються відбори за вибіркою. Виберіть джерело даних → Додати новий елемент → поле → вид порівняння та значення.

   

3. На закладці Запит можна переглянути результат і, за потреби, відредагувати (кнопка Змінити запит ).

   

1.4. Довідник «Посади»

Заведіть список посад підприємства — вони знадобляться у штатному розкладі та при прийомі на роботу. Довідник відомостей, що описують умови роботи, разом із «видами нарахувань та утримань» формує основу кадрового обліку.

1.5. Графіки роботи для табеля та розрахунку

Довідник Графіки роботи містить усі графіки підприємства, які призначаються співробітникам. ВідкрийтеЗарплата → Довідники → Графіки роботи. Графіки будуються на підставі виробничого календаря і можна використовувати як підприємства у цілому, так окремих підрозділів (наприклад, графік роботи складу).

Для графіка вказуються найменування, період, метод заповнення та шаблон заповнення .

У шаблоні розкладу можна задати тип графіка :

• Дні тижня - Заповнення пов'язане з днями тижня незалежно від періодичності дат календаря. За замовчуванням заповнюється п'ятиденкою.
• Змінний (довільний) - Необхідно вказати періодичність робочих днів (днів циклу); не прив'язаний до днів тижня та свят.

Також у шаблоні налаштовується розклад: початок та закінчення робочого дня, перерва, облік святкових днів як вихідних.

1.6. Штатний розклад

Реєстр відомостей Штатний розклад відкривається поЗарплата → Кадровий облік → Штатний розпис(Доступний після включення однойменної опції – див. п. 1.1).

Форма складається із двох частин: ліворуч – дерево структурних підрозділів організації (її обирають у полі списку вгорі), праворуч – перелік посад обраного підрозділу. Для кожної посади зазначаються:

• кількість ставок;
• вид нарахування чи утримання;
• діапазон оплати праці та валюти.

Зведені відомості про штат та вакансії показує звіт Штатний розклад (Зарплата → Аналітика).

✅ Чек-лист: облік ЗП налаштований

• Увімкнені опції вУстановки → Зарплата(Податок на доходи, штатний розпис, сумісництво – за необхідності).
• Заведені потрібні види нарахувань та утримань з рахунками витрат та формулами.
• Перевірені/настроєні параметри розрахунків (Тарифна ставка, норма днів/годин, фіксована сума).
• Заповнено довідник Посади .
• Створено графіки роботи з урахуванням виробничого календаря.
• Заповнено штатний розклад (ставки, виделки окладів) – якщо ведеться.

2.0. Схема документообігу

Нижче схема взаємодії документів, що беруть участь у процедурі розрахунку та нарахування заробітної плати.

Логіка така:

• для погодинний оплати потрібно враховувати відпрацьований час – його вносить документ Табель ;
• для відрядний оплати враховується виробіток – документи Відрядне вбрання и Замовлення-наряд (за ними ж провадиться нарахування відрядної оплати);
• за даними табеля автоматично заповнюється нарахування зарплати ;
• для виплати формується платіжна відомість , на підставі якої реєструється витрати з каси .

2.1. Прийом на роботу

Посадові обов'язки конкретних осіб та умови оплати реєструються документами Прийом на роботу и Кадрове переміщення (Зарплата → Кадровий облік). Документ “Прийом працювати” реєструє прийом співробітників, і навіть необхідність розрахунку їм нарахувань і утримань.

1. Шапка документаВкажіть компанію-роботодавця.
2. Вкладка «Співробітники»Розмістіть співробітників із довідника Співробітники . Кожному новому співробітнику автоматично надається унікальний табельний номер (показується поруч із ПІБ через кому). Для кожного вкажіть підрозділ, посаду, кількість ставок, що займаються, і графік роботи.
3. Тип зайнятостіПеремикачем визначте: основне місце роботи або сумісництво (якщо включено опцію «Сумісництво»).
4. Вкладка «Нарахування та утримання»Тут відображаються нарахування та утримання обраного співробітника з плановою сумою, валютою та рахунком витрат.

2.2. Кадрове переміщення

Після прийому всі зміни умов оплати та кадрові перестановки реєструються документами Кадрове переміщення . Перед заповненням виберіть вид операції : Зміна умов оплати або Переміщення та зміна умов оплати .

На вкладці співробітники перераховуються співробітники та нові умови роботи для них; на вкладці Нарахування та утримання – список нарахувань та утримань обраного співробітника.

2.3. Звільнення

Звільнення реєструється документами Звільнення (Зарплата → Кадровий облік).

У табличне поле внесіть список співробітників, що звільняються, і для кожного вкажіть дату и причину звільнення. Починаючи із зазначеної дати, автоматичні нарахування та утримання для співробітника припиняються.

2.4. Графік роботи працівника

У графіку роботи конкретного співробітника відображаються відхилення від еталонного графіка: перенесення днів, відсутність без оплати, запізнення та переробка. Графік доступний з картки співробітника за відповідним гіперпосиланням.

Графіки налаштовуються за календарними днями або змінними, з урахуванням початку/закінчення робочого дня, часу перерв та святкових днів. Вони використовуються для заповнення табеля та розрахунку заробітної плати.

2.5. Табель обліку робочого часу

Документи Табель призначений для введення інформації щодо використання робочого часу. ЖурналЗарплата → Табелі.

1. Підрозділ та періодВкажіть підрозділ та період реєстрації (перша дата місяця, за який вводиться табель).
2. Спосіб введенняПеремикачем виберіть Щодня або За період загалом.
3. Список співробітниківВнесіть співробітників підрозділу та інформацію про відпрацьований час. Кнопка Заповнити заповнює документ автоматично.
4. Джерело заповненняТабель можна заповнити по виробничому календарю або по графіку роботи співробітників - у другому випадку враховуються всі відхилення особистого графіка (перенесення днів, запізнення, переробки).

2.6. Нарахування зарплати ключовий документ

Документ Нарахування зарплати призначено для нарахування оплати праці (наприкінці місяця) та віднесення її на витрати. ЖурналЗарплата → Нарахування зарплати.

1. Період та організаціяВкажіть період реєстрації (дата місяця, за який нараховується оплата), організацію та підрозділ.
2. Заповнення таблиціТабличне поле заповнюється списком співробітників із зазначенням посади, виду та розміру нарахування, оплачуваного періоду роботи. Для кожного рядка зазначається рахунок віднесення витрат; за необхідності – напрямок діяльності та замовлення покупця.
3. Автоматичний розрахунокКнопка Заповнити та розрахувати введення даних та рахунок суми. Повторний перерахунок – кнопка Перерахувати . Параметри розрахунку беруться із довідника “Параметри розрахунків” (див. п. 1.3).
4. Податки (ПДФО)На вкладці Податки на доходи фізичних осіб (ПДФО) вручну вказується сума нарахованого податку (якщо включено відповідну опцію).

2.7. Платіжна відомість

Документ Платіжна відомість готує виплату зарплати (авансу) та формує друковану форму відомості. Відкривається заЗарплата → Зарплата → Платіжна відомість.

До табличного поля вносяться співробітники з нарахованими сумами. Документ можна заповнити кнопкою автоматично Заповнити залишками .

2.8. Виплата зарплати (Витрата з каси)

Факт виплати реєструється документом Витрата з каси з виглядом операції Зарплата . Передбачено й безготівкову виплату зарплати.

3.1. Як це працює у конфігурації Small Business

У спрощеній підсистемі зарплати немає окремих документів «Відпустка» та «Лікарняний» з автоматичним розрахунком середнього заробітку. Тому відпустки та лікарняні оформляються за єдиною логікою:

1. завести окремі види нарахувань «Відпускні» та «Лікарняні» (одноразово – на етапі налаштування);
2. відобразити дні відсутності в табелі відповідним видом часу (щоб зменшити відпрацьований час);
3. розрахувати середній заробіток за нормами законодавства (вручну чи за параметром розрахунку);
4. внести отриману суму до документа Нарахування зарплати окремим рядком;
5. виплатити через «Платіжну відомість» та «Витрата з каси».

3.2. Підготовка (виконується один раз)

Крок А. Види нарахувань

У довіднику Види нарахувань та утримань (п. 1.2) створіть елементи:

• Відпускні – тип Нарахування , рахунок витрат такий самий, як для основної зарплати; спосіб розрахунку - фіксована сума (Значення задається при розрахунку);
• Лікарняні (за рахунок роботодавця) – перші дні непрацездатності;
• Лікарняні (за рахунок ПФУ/фонду) - Інші дні (окремий вид зручний для звітності та рахунків).

Крок Б. Види часу в табелі

Переконайтеся, що у класифікаторі видів часу є позначки для відпустки и тимчасової непрацездатності (лікарняного) — вони знадобляться, щоб коректно відобразити дні відсутності в табелі та не нарахувати звичайну зарплату.

3.3. Відпустка – крок за кроком

1. Визначте розрахунковий періодЗазвичай це 12 календарних місяців , що передують місяцю відпустки (або фактично відпрацьований час, якщо працівник працює менше року).
2. Зберіть сумарний заробітокПідбіть підсумки виплати, що входять до розрахунку середньої, за цей період. Дані зручно взяти зі звіту «Нарахування та утримання» .
3. Обчисліть середньоденний заробіток
   Постанова КМУ №100 – відпускні

   Середньоденна ЗП = Заробіток за 12 міс. ÷ (365 − святкові/неробочі дні)
4. Розрахуйте суму відпускних
   Сума до нарахування

   Відпускні = Середньоденна ЗП × кількість календарних днів відпустки
5. Відобразіть дні у табеліУ документі Табель (п. 2.5) за дні відпустки проставте вид часу «відпустку», а не відпрацьований годинник, щоб за ці дні не нарахувалася звичайна оплата.
6. Внесіть суму до «Нарахування зарплати»Додати рядок з видом нарахування відпускних та впишіть розраховану суму (як фіксовану). Вкажіть рахунок видатків.
7. Утримайте податкиНа вкладці ПДФО врахуйте податок на доходи (і військовий збір) із суми відпускних.
8. ВиплатітьЗдійсніть виплату через платіжну відомість → Витрата з каси (п. 2.7-2.8). Відпускні виплачуються пізніше як по 3 дні на початок відпустки.

3.4. Лікарняний – крок за кроком

1. Визначте розрахунковий періодДля лікарняних середня вважається, як правило, за 12 календарних місяців перед місяцем настання непрацездатності (чи фактично відпрацьований період).
2. Обчисліть середньоденний заробіток
   Середня для лікарняних

   Середньоденна ЗП = Заробіток за розрахунковий період ÷ кількість календарних днів періоду (за винятком «непричетних» днів)
3. Врахуйте страховий стаж (відсоток оплати)

   Страховий стаж	% від середньої
   до 3 років	50%
   від 3 до 5 років	60%
   від 5 до 8 років	70%
   більше 8 років	100%

4. Розділіть оплату за джереламиПерші 5 днів непрацездатності оплачує роботодавець , з 6-го дня - фонд (ПФУ) . Тому зручні два види нарахування (п. 3.2).
   Сума допомоги

   Лікарняні = Середньоденна ЗП × кількість календарних днів хвороби × % стажу
5. Відобразіть дні у табеліВ Табелі за дні хвороби проставте вигляд часу тимчасова непрацездатність.
6. Внесіть суми до «Нарахування зарплати»Додати рядки з видами Лікарняні (роботодавець) и Лікарняні (ПФУ) та впишіть відповідні суми.
7. Утримайте податки та сплатітьВрахуйте ПДФО та військовий збір на вкладці ПДФО, після чого виплатіть разом із зарплатою через «Платіжну відомість» → «Витрата з каси».

✅ Поради та типові помилки

• Обов'язково відображайте дні відпустки/хвороби табелі – інакше програма нарахує за них звичайну оплату та вийде подвійне нарахування.
• Тримайте окремі види нарахувань для відпускних та лікарняних – це спрощує звіти та рознесення на рахунки та джерела фінансування.
• Перед розрахунком середньої звіряйте список вхідних/не вхідних виплат з чинною редакцією постанов №100 та №1266.
• Зберігайте розрахунок середнього (В окремому файлі або параметрі розрахунку) – знадобиться для перевірок.
• Не забувайте про військовому зборі та актуальних ставках ПДФО при заповненні вкладки ПДФО.

Усі звіти відкриваються за посиланням Звіти підрозділиАналітика. Відкривається список, відфільтрований за тегом Зарплата (набір Усі звіти).

Список співробітників

Відображення кадрової інформації, планових нарахувань, паспортних даних та контактної інформації. Режими: Список співробітників , Планові нарахування працівникам , Паспортні дані , Контактна інформація .

Нарахування та утримання

Відображає дані нарахувань та утримань працівників з деталізацією до виду нарахування/утримання. Дані групуються за підрозділами. Зручний для збору заробітку при розрахунку відпускних та лікарняних.

Розрахунки з персоналом

Відображає стан заборгованості із заробітної плати протягом вибраного періоду. Дані показуються у гривнях та валюті.

Відпрацьований час

Зведені дані обліку робочого часу на підставі документів Табель . Два режими:

• До днів - Щоденні витрати робочого часу за період; угруповання за підрозділами.
• Загалом за період – сумарні витрати з деталізацією до часу на певну дату; угруповання за співробітниками та підрозділами.

Посібник підготовлений на основі методичних матеріалів розділу «Зарплата» конфігурації Business Automation Software for small company (PROF). Порядок розрахунку відпусток та лікарняних наведено відповідно до законодавства України станом на дату підготовки; звіряйте ставки, відсотки та переліки виплат за чинними редакціями нормативних актів.