Зарплата в BAS: пошаговое пособие

В программе в рамках раздела ” Зарплата” реализован простой механизм кадрового учета и начисления заработной платы: регистрация приема, перемещения и увольнения сотрудников, штатное расписание, графики работы, табельный учет и автоматическое начисление оплаты труда – как при почасовой, так и при сдельной системе.

Данное руководство переупорядочивает справочный материал в удобную последовательность из трех этапов . Проходите их один за другим – от первого запуска до выплаты денег на руки.

Справочники, из которых все состоит: сведения о людях, не связанных с трудовыми обязанностями, хранятся в справочнике Физические лица ; условия работы описывают справочники Должности , Виды начислений и удержаний и регистр Штатное расписание ; Для расчета времени применяются Графики работы .

1.1. Включение подсистемы и необходимых опций

Прежде, чем заводить данные, нужно включить возможности учета зарплаты. В этой конфигурации они сохраняются как константы , поэтому самый быстрый и надежный способ найти нужную константу через служебное меню «Функции для технического специалиста» .

Способ 1 (рекомендуемый) – через «Функции для технического специалиста»

На примере включения учета налога на доходы и взносы (НДФЛ) :

1. Откройте служебное менюВ главном меню программы (кнопка ☰ в левом верхнем углу) выберите Функции для технического специалиста .
2. Найдите константуВ поле поиска справа вверху введите Облік податку на доходи й внесків.
3. Откройте найденноеВ результатах появится строка Вести учет налога на доходы и взносы (Константы) – выделите его и нажмите кнопку Открыть .
4. Включите и сохранитеУстановите флажок и сохраните значение константы. После этого в документе «Начисление зарплаты» станет доступна вкладка НДФЛ .

Другие опции, которые включаются так же

Тем же способом (поиск нужного названия в «Функциях для технического специалиста») включаются и другие возможности подсистемы зарплаты:

1.2. Справочник «Виды начислений и удержаний »

Это кирпичики, из которых строится зарплата: оклады, премии, надбавки, а также удержания и налоги. ОткройтеЗарплата → Справочники → Виды начислений и удержаний.

Для каждого элемента переключателем выбирается тип – начисление или удержание – и указывается счет затрат , на который относится сумма.

Формула расчета

Значок вызывает окно редактирования формулы, где определяется, как именно считается сумма начисления или удержания.

В формулу могут входить элементы справочника «Параметры расчетов» (см. п. 1.3), числа (разделитель дробной части — точка «.») и функции .

1.3. Справочник «Настройки расчетов» источника данных для формул

Параметры расчетов сохраняют правила выборки данных , которые подставляются в формулы при расчете заработной платы. ОткройтеЗарплата → Справочники → Параметры расчетов.

По умолчанию в программе уже предопределены параметры:

Каждый элемент фактически содержит шаблон запроса для получения определенного значения из базы данных. Запрос можно сложить двумя способами.

Составление запроса через мастер

При создании нового параметра можно указать источники данных, периоды отбора и показатель, тогда запрос будет сформирован автоматически.

1. На закладке Данные указывается период выборки данных и отмечается показатель.

   

2. На закладке Отбор накладываются отборы по выборке. Выберите источник данных → Добавить новый элемент → поле → вид сравнения и значение.

   

3. На закладке Запрос можно просмотреть результат и, при необходимости, отредактировать (кнопка Изменить запрос ).

   

1.4. Справочник «Должности»

Заведите список должностей предприятия — они понадобятся в штатном расписании и при приеме на работу. Справочник сведений, описывающих условия работы, вместе с «видами начислений и удержаний» формирует основу кадрового учета.

1.5. Графики работы для табеля и расчета

Справочник Графики работы содержит все графики предприятия, назначаемые сотрудникам. ОткройтеЗарплата → Справочники → Графики работы. Графики строятся на основании производственного календаря и могут употребляться как для компании в целом, так и для отдельных подразделений (к примеру, график работы состава).

Для графика указываются наименование, период, метод заполнения и шаблон заполнения .

В шаблоне расписания можно задать тип графика :

• Дни недели — заполнение связано с днями недели независимо от периодичности дат календаря. По умолчанию заполняется пятидневкой.
• Сменный (произвольный) — нужно указать периодичность рабочих дней (дней цикла); не привязан к дням недели и праздникам.

Также в шаблоне настраивается расписание: начало и окончание рабочего дня, перерыв, учет праздничных дней как выходных.

1.6. Штатное расписание

Регистр сведений Штатное расписание открывается поЗарплата → Кадровый учет → Штатное расписание(доступен после включения одноименной опции – см. п. 1.1).

Форма состоит из двух частей: слева – дерево структурных подразделений организации (ее выбирают в поле списка вверху), справа – перечень должностей избранного подразделения. Для каждой должности указываются:

• количество ставок;
• вид начисления или удержания;
• диапазон оплаты труда и валюты.

Сводные сведения о штате и вакансиях показывает отчет Штатное расписание (Зарплата → Аналитика).

✅ Чек-лист: учет ЗП настроен

• Включены опции вНастройки → Зарплата(налог на доходы, штатное расписание, совместительство – при необходимости).
• Заведены нужные виды начислений и удержаний со счетами расходов и формулами.
• Проверены/настроены параметры расчетов (тарифная ставка, норма дней/часов, фиксированная сумма).
• Заполнен справочник Должности .
• Созданы графики работы на базе производственного календаря.
• Заполнено штатное расписание (ставки, вилки окладов) – если ведется.

2.0. Схема документооборота

Ниже схема взаимодействия документов, участвующих в процедуре расчета и начисления заработной платы.

Логика такова:

• для почасовой оплаты нужно учитывать отработанное время – его вносит документ Табель ;
• для сдельной оплаты учитывается выработка – документы Сдельный наряд и Заказ-наряд (по ним же производится начисление сдельной оплаты);
• по данным табеля автоматически заполняется начисление зарплаты ;
• для выплаты формируется платежная ведомость , на основании которой регистрируется расход из кассы .

2.1. Прием на работу

Должностные обязанности конкретных лиц и условия оплаты регистрируются документами Прием на работу и Кадровое перемещение (Зарплата → Кадровый учет). Документ “Прием на работу” регистрирует прием сотрудников, а также необходимость расчета для них начислений и удержаний.

1. Шапка документаУкажите компанию-работодателя.
2. Вкладка «Сотрудники»Разместите сотрудников из справочника Сотрудники . Каждому новому сотруднику автоматически присваивается уникальный табельный номер (показывается рядом с ФИО через запятую). Для каждого укажите подразделение, должность, количество занимаемых ставок и график работы.
3. Тип занятостиПереключателем определите: основное место работы или совместительство (если включена опция «Совместительство»).
4. Вкладка «Начисление и удержание»Здесь отражаются начисления и удержания избранного сотрудника с плановой суммой, валютой и счетом расходов.

2.2. Кадровое перемещение

После приема все изменения условий оплаты и кадровые перестановки регистрируются документами Кадровое перемещение . Перед заполнением выберите вид операции : Изменение условий оплаты или Перемещение и изменение условий оплаты .

На вкладке сотрудники перечисляются сотрудники и новые условия работы для них; на вкладке Начисление и удержание – список начислений и удержаний избранного сотрудника.

2.3. Увольнение

Увольнение регистрируется документами Увольнения (Зарплата → Кадровый учет).

В табличное поле внесите список увольняемых сотрудников и для каждого укажите дату и причину увольнения. Начиная с указанной даты, автоматические начисления и удержания для сотрудника прекращаются.

2.4. График работы сотрудника

В графике работы конкретного сотрудника отражаются отклонения от эталонного графика: перенос дней, отсутствие без оплаты, опоздание и переработка. График доступен с карточки сотрудника по соответствующей гиперссылке.

Графики настраиваются по календарным дням или переменным, с учетом начала/окончания рабочего дня, времени перерывов и праздничных дней. Они используются для заполнения табеля и расчета заработной платы.

2.5. Табель учета рабочего времени

Документы Табель предназначен для ввода информации об использовании рабочего времени. ЖурналЗарплата → Табели.

1. Подразделение и периодУкажите подраздел и период регистрации (первая дата месяца, за который вводится табель).
2. Способ вводаПереключателем выберите Ежедневно или За период в целом.
3. Список сотрудниковВнесите сотрудников подразделения и сведения об отработанном времени. Кнопка Заполнить заполняет документ автоматически.
4. Источник заполненияТабель можно заполнить по производственному календарю или по графику работы сотрудников — во втором случае учитываются все отклонения личного графика (перенос дней, опоздания, переработки).

2.6. Начисление зарплаты ключевой документ

Документ Начисление зарплаты предназначено для начисления оплаты труда (в конце месяца) и отнесения ее на расходы. ЖурналЗарплата → Начисление зарплаты.

1. Период и организацияУкажите период регистрации (дата месяца, за который начисляется оплата), организацию и подразделение.
2. Заполнение таблицыТабличное поле заполняется списком сотрудников с указанием должности, вида и размера начисления, оплачиваемого периода работы. Для каждой строки указывается счет отнесения затрат; при необходимости – направление деятельности и заказ покупателя.
3. Автоматический расчетКнопка Заполнить и рассчитать ввод данных и счет суммы. Повторный перерасчет – кнопка Пересчитать . Параметры расчета берутся из справочника “Параметры расчетов” (см. п. 1.3).
4. Налоги (НДФЛ)На вкладке Налоги на доходы физических лиц (НДФЛ) вручную указывается сумма начисленного налога (если включена соответствующая опция).

2.7. Платежная ведомость

Документ Платежная ведомость готовит выплату зарплаты (аванса) и формирует печатную форму ведомости. Открывается заЗарплата → Зарплата → Платежная ведомость.

В табличное поле вносятся сотрудники с начисленными суммами. Документ можно заполнить автоматически кнопкой Заполнить остатками .

2.8. Выплата зарплаты (Расход из кассы)

Факт выплаты регистрируется документом Расход из кассы с видом операции Зарплата . Предусмотрена и безналичная выплата зарплаты.

3.1. Как это работает в конфигурации Small Business

В упрощенной подсистеме зарплаты нет отдельных документов «Отпуск» и «Больничный» с автоматическим расчетом среднего заработка. Поэтому отпуска и больничные оформляются по единой логике:

1. завести отдельные виды начислений «Отпускные» и «Больничные» (однократно – на этапе настройки);
2. отразить дни отсутствия в табеле соответствующим видом времени (чтобы уменьшить отработанное время);
3. рассчитать средний заработок по нормам законодательства (вручную или по параметру расчета);
4. внести полученную сумму в документ Начисление зарплаты отдельной строкой;
5. выплатить через «Платежную ведомость» и «Расход из кассы».

3.2. Подготовка (выполняется один раз)

Шаг А. Виды начислений

В справочнике Виды начислений и удержаний (п. 1.2) создайте элементы:

• Отпускные – тип Начисления , счет расходов такой же, как для основной зарплаты; способ расчета – фиксированная сумма (значение задается при расчете);
• Больничные (за счет работодателя) – первые дни нетрудоспособности;
• Больничные (за счет ПФУ/фонда) — остальные дни (отдельный вид удобен для отчетности и счетов).

Шаг Б. Виды времени в табеле

Убедитесь, что в классификаторе видов времени есть отметки для отпуска и временной нетрудоспособности (больничного) — они понадобятся, чтобы корректно отразить дни отсутствия в табеле и не начислить обычную зарплату.

3.3. Отпуск – шаг за шагом

1. Определите расчетный периодОбычно это 12 календарных месяцев , предшествующих месяцу отпуска (или фактически отработанное время, если работник работает меньше года).
2. Соберите суммарный заработокПодведите итоги выплаты, входящие в расчет средней, за этот период. Данные удобно взять из отчета «Начисление и удержание» .
3. Вычислите среднедневный заработок
   Постановление КМУ №100 – отпускные

   Середньоденна ЗП = Заробіток за 12 міс. ÷ (365 − святкові/неробочі дні)
4. Рассчитайте сумму отпускных
   Сумма к начислению

   Відпускні = Середньоденна ЗП × кількість календарних днів відпустки
5. Отобразите дни в табелеВ документе Табель (п. 2.5) за дни отпуска проставьте вид времени «отпуск», а не отработанные часы, чтобы за эти дни не начислилась обычная оплата.
6. Внесите сумму в «Начисление зарплаты»Добавьте строку с видом начисления отпускных и впишите рассчитанную сумму (как фиксированную). Укажите счет расходов.
7. Удержите налогиНа вкладке НДФЛ учтите налог на доходы (и военный сбор) с суммы отпускных.
8. ВыплатитеПроизведите выплату через платежную ведомость → Расход из кассы (п. 2.7–2.8). Отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.

3.4. Больничный – шаг за шагом

1. Определите расчетный периодДля больничных средняя считается, как правило, за 12 календарных месяцев перед месяцем наступления нетрудоспособности (или за фактически отработанный период).
2. Вычислите среднедневный заработок
   Средняя для больничных

   Середньоденна ЗП = Заробіток за розрахунковий період ÷ кількість календарних днів періоду (за винятком «непричетних» днів)
3. Учтите страховой стаж (процент оплаты)

   Страховой стаж	% от средней
   до 3 лет	50%
   от 3 до 5 лет	60%
   от 5 до 8 лет	70%
   более 8 лет	100%

4. Разделите оплату по источникамПервые 5 дней нетрудоспособности оплачивает работодатель , с 6-го дня – фонд (ПФУ) . Потому и удобны два вида начисления (п. 3.2).
   Сумма помощи

   Лікарняні = Середньоденна ЗП × кількість календарних днів хвороби × % стажу
5. Отобразите дни в табелеВ Табеле за дни болезни проставьте вид времени временная нетрудоспособность.
6. Внесите суммы в «Начисление зарплаты»Добавьте строчки с видами Больничные (работодатель) и Больничные (ПФУ) и впишите соответствующие суммы.
7. Удержите налоги и выплатитеУчтите НДФЛ и военный сбор на вкладке НДФЛ, после чего выплатите вместе с зарплатой через «Платежную ведомость» → «Расход из кассы».

✅ Советы и типичные ошибки

• Обязательно отображайте дни отпуска/болезни в табеле – иначе программа начислит за них обычную оплату и получится двойное начисление.
• Держите отдельные виды начислений для отпускных и больничных – это упрощает отчеты и разнесения на счета и источники финансирования.
• Перед расчетом средней сверяйте перечень входящих/не входящих выплат с действующей редакцией постановлений №100 и №1266.
• Сохраняйте расчет среднего (в отдельном файле или параметре расчета) – понадобится для проверок.
• Не забывайте о военном сборе и актуальных ставках НДФЛ при заполнении вкладки НДФЛ.

Все отчеты открываются по гиперссылке Отчеты подразделенияАналитика. Открывается список, отфильтрованный по тегу Зарплата (набор Все отчеты).

Список сотрудников

Отображение кадровой информации, плановых начислений, паспортных данных и контактной информации. Режимы: Список сотрудников , Плановые начисления сотрудникам , Паспортные данные , Контактная информация .

Начисление и удержание

Отображает данные начислений и удержаний сотрудников с детализацией до вида начисления/удержания. Данные группируются по подразделениям. Удобен для сбора заработка при расчете отпускных и больничных.

Расчеты с персоналом

Отображает состояние задолженности по заработной плате в течение выбранного периода. Данные показываются в гривнах и валюте.

Отработанное время

Сводные данные учета рабочего времени на основании документов Табель . Два режима:

• До дней – ежедневные затраты рабочего времени за период; группировка по подразделениям.
• В целом за период – суммарные затраты с детализацией до вида времени на определенную дату; группировка по сотрудникам и подразделениям.

Руководство подготовлено на основе методических материалов раздела «Зарплата» конфигурации Business Automation Software for small company (PROF). Порядок расчета отпусков и больничных приведен в соответствии с законодательством Украины по состоянию на дату подготовки; сверяйте ставки, проценты и перечни выплат по действующим редакциям нормативных актов.